Aktualno

Želite slišati všečen ali uporaben odgovor?

23. jan 2019

Odprta komunikacija, ki omogoča iskrene, realne in uporabne povratne informacije, je eden od ključev do poslovnega uspeha. Seveda pa je to mogoče le v okolju, ki tako komunikacijo ne le dopušča, ampak tudi spodbuja. Kako je pri vas?
 

Če želite v svojem delovnem okolju dobro sodelovati in voditi druge, je pomembno, da znate prisluhniti tudi njihovemu mnenju. Še precej učinkovitejši in uspešnejši pa ste lahko, če znate povratno informacijo pridobiti že sami. Ne čakajte torej na to, da vam bo kdo samoiniciativno povedal, kaj si misli o kakšnem projektu ali o vašem vodenju , ampak sodelavce – še posebej podrejene – spodbujajte, da vam bodo posredovali svoje mnenje tam, kjer se vam zdi, da ga lahko koristno uporabite. Tu je 10 nasvetov, kako pridobiti koristne povratne informacije.

1. Ustvarite delovno okolje, v katerem je odziv zaželen. Nekateri zaposleni imajo predstavo, da se bodo z izražanjem svojega mnenja izpostavili v negativni luči. Ta občutek jim lahko pomagate premagati tako, da z njimi komunicirate odkrito in izražate radovednost čim večkrat in jih ne sprašujete za mnenje le takrat, ko potrebujete konkreten poslovni »feedback«.

2. Premišljeno oblikujte vprašanja. Nedoločno »Kaj meniš?« je le redko dober način za pridobivanje uporabnih informacij. Koristneje je, če imate določnejše vprašanje (na primer »Kateri del v predlogu se ti je najbolj vtisnil v spomin?«) ali če angažirate sogovornika v konkretni nalogi (»Kako mi svetuješ, da naj nagovorim poslovne partnerje na sestanku?«)

3. Poskusite priti do pozitivnih in negativnih odzivov. V delovnem okolju sicer pogosteje iščemo povratne informacije, ko imamo občutek, da gre kaj narobe, a če bomo spraševali za mnenje ekipo le takrat, ko bomo iskali izboljšave, bomo zamudili priložnost, da ugotovimo, katere naloge že opravljamo dobro. Iz pozitivnega mnenja lahko razberemo, na katerih adutih lahko gradimo svoje delo tudi na drugih področjih.

4. Poslušajte pozorno. Ko namenite sogovorniku vso svojo pozornost, seveda lažje razberete jedro informacij, hkrati pa dajete tudi vtis, da je njegovo mnenje za vas pomembno. Tudi sogovornik se bo zato bolj poglobil v komunikacijo, kot pa če bi vas opazoval, kako med pogovorom brskate po dokumentih ali sočasno prebirate elektronsko pošto.

5. Ne zapletajte se v odvečen dialog ali argumentacijo. Sodelavca ali podrejenega ste prosili za mnenje. Če mu boste začeli skakati v besedo, še preden ga izrazi, ali pa če ga boste dopolnjevali in mu že naštevali svoje protiargumente (tudi če se z njim ne strinjate), ne boste dobili pravega odziva. Pustite mu dokončati odgovor. V nasprotnem primeru mu boste vzeli motivacijo za odkrito komunikacijo v prihodnje, saj bo menil, da ga ne upoštevate.

6. Bodite pripravljeni na manj laskave odgovore. Ste prosili drugo osebo za odkrito mnenje? Tako ga tudi sprejmite. Tudi če bo izpostavila dvom o kakšni vaši odločitvi, načinu razmišljanja ali pa reakciji, se izognite instinktivnemu samoobrambnemu mehanizmu. Ne jemljite mnenja kot obtožbo, ampak kot koristno pomoč.

7. Pokažite, da cenite izraženo mnenje. Oseba, ki ste jo prosili za povratno informacijo, vam je lahko z odgovorom pomagala pri razmišljanju ali pa reševanju izziva. Zelo verjetno je za to porabila tudi nekaj časa in se potrudila tudi odkrito izraziti svoje mnenje. Prav je, da se ji znate zato tudi zahvaliti s pravimi besedami.

8. Analizirajte prejete informacije. Mnenje drugega ali drugih ste dobili. Kaj pa je naslednji korak? Premislite, kaj ste slišali, kateri odgovori vam lahko pomagajo, kaj pa lahko objektivno izločite. Še enkrat: če se mnenje nanaša na vaše delovne ali osebnostne lastnosti, bodite še posebej pozorni, da boste znali izluščiti konstruktivno kritiko in osebi na drugi strani ne boste zamerili njenega pogleda.

9. Naredite načrt in ukrepajte. Prejete povratne informacije uporabite za spremembe in izboljšave. Na podlagi tistega, kar ste razbrali iz mnenj drugih, pripravite načrt delovanja na področju, ki ga želite nadgraditi. S svojimi načrtnimi koraki in ukrepi boste tudi dokazali okolici, da jemljete povratne informacije resno, jih cenite in izkoriščate vsem v prid.

10. Vztrajajte na poti in delite informacije. Kratkotrajne spremembe, ki ne postanejo del novega načina delovanja ali razmišljanja, niso učinkovite. A če boste vztrajali in bodo spremembe vidne tudi navzven, boste s tem spodbudili še več komunikacije. Če boste pokazali, da upoštevate druge in ste odprti za povratne informacije, boste dobili več koristnih »feedbackov« v svojem delovnem okolju tudi prihodnjič.
 

5 blagovnih znamk pod isto streho